Das novellierte Personenstandsgesetz (§7 Abs. 3 PStG) bestimmt für die Personenstandsunterlagen nach Ablauf der Fortführungsfristen die Anbietung an die zuständigen öffentlichen Archive. Das konkretisierende Hessische Ausführungsgesetz (HAG PStG) verweist nach § 6 Abs. 1 die Personenstandsregister, Sicherungsregister und Sammelakten in den Geltungsbereich des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG) vom 26. November 2012, und zwar mit der Maßgabe, dass Personenstands- und Sicherungsregister archivwürdig sind, wobei die Archivierung der Personenstandsregister und Sammelakten der jeweiligen Gemeinde, die der Sicherungsregister dem zuständigen Staatsarchiv obliegt.

Dies gilt im Übrigen unbeschadet der durch das Personenstandsrechtsänderungsgesetz vom 07. Mai 2013 in § 69 Abs. 5 Personenstandsverordnung eingeräumten Möglichkeiten der Nacherfassung kompletter Personenstandsbücher in elektronische Register, nach der die Zweitbücher vernichtet und Erstbücher wie Sammelakten zu behandeln sind. Diese Regelung bezieht sich nur auf Altregister, bei denen die Fortführungsfristen noch nicht abgelaufen sind. Sie ist nicht anwendbar auf Archivgut. Erst- und Zweitbücher, deren Fortführungsfristen abgelaufen sind, sind weiterhin dem zuständigen Kommunalarchiv bzw. dem Hessischen Landesarchiv anzubieten.

Eine Übergangsfrist, bis zu der die Übernahme durch das öffentliche Archiv abgeschlossen sein musste, endete am 31. Dezember 2013 für die Register und Sammelakten deren Fortführungsfrist am 01. Januar 2009 ablief. Eine rechtskonforme Übernahme des kommunalen Archivguts durch das zuständige Archiv setzt nach § 19 HArchivG die Regelung der Archivierung durch die Kommunen in eigener Zuständigkeit durch Satzung voraus.

Doch nicht nur deshalb ist eine Archivsatzung für jede Hessische Kommune unabdingbar. Alle Anforderungen, die das HArchivG für den Umgang mit sowie für die Übernahme, Sicherung und Nutzung von öffentlichem Archivgut formuliert, gelten nach § 2 Abs. 3 HArchivG auch für Kommunen und kommunales Archivgut. So gestattet § 8 Abs. 3 i. V. m. § 2 Abs. 3 HArchivG die Vernichtung von analogen wie digitalen Unterlagen aus der Kommunalverwaltung nur nach Anbietung an das zuständige Archiv. Welches das zuständige Archiv ist (es könnte bspw. das eigene Kommunal- oder ein Verbundarchiv sein), ist durch die Kommune im Rahmen des HArchivG zu bestimmen, nach § 19 HArchivG erfolgt dies durch Satzung.

Eine Musterarchivsatzung, die den geltenden rechtlichen Regelungen genügt wurde von der Kommunalen Archivberatung des Hessischen Landesarchivs zur Verfügung gestellt. Diese wurde zuletzt am 13.02.2013 aktualisiert.

Auf Grundlage dieser Mustersatzung wurde eine Satzung für die Gemeinde Hohenstein entworfen.

Die zurzeit gültige Archivordnung der Gemeinde Hohenstein ist aus dem Jahr 2009 und rechtlich nicht mehr auf dem aktuellen Stand.

Die Gemeinde Hohenstein verfügt zwar nicht mehr über ein eigenes Standesamt, ist jedoch weiterhin dazu verpflichtet, die Archivgüter aus vergangener Zeit selbst zu archivieren und zur Verfügung zu stellen.

Entwurf der Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Gemeindearchivs der Gemeinde Hohenstein,

Archivordnung der Gemeinde Hohenstein vom 01.01.2009

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Hohenstein stimmt der Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Gemeindearchivs der Gemeinde Hohenstein in der vorgelegten Form zu.